¿Qué datos son obligatorios para registrar un gasto?

Descripción, monto y categoría son obligatorios. La fecha viene precargada con hoy y el estado con "Pendiente"; podés ajustarlos si hace falta.

¿Cómo marco un gasto como pagado?

Desde el listado de gastos usás la acción "Marcar como Pagado" en la fila, o la acción masiva "Marcar como pagados" si seleccionaste varios juntos.

¿Cómo importo las facturas de mis proveedores desde ARCA?

Exportá el CSV de "Mis Comprobantes Recibidos" en el portal de ARCA e importalo desde "Comprobantes recibidos (ARCA)" en YoFacturo con el botón "Importar CSV ARCA".

¿Qué alícuota de IVA le pongo a un gasto?

Elegís entre 0% (exento), 2,5%, 5%, 10,5%, 21% (por defecto) o 27%; ese dato alimenta los reportes fiscales de Contabilidad, como el Libro IVA de compras.

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AYUDA

Registrar un Gasto

Q: ¿Puedo hacer que un gasto se registre solo todos los meses?

Sí, activando el switch "Es un gasto recurrente" y eligiendo la periodicidad (diaria, semanal, mensual, trimestral o anual); el sistema crea una copia automática en cada período.

Cómo registrar egresos y controlar tus finanzas

¿Qué vas a aprender?

Registrar gastos y egresos
Compras, servicios, sueldos, alquileres, etc.
Categorizar correctamente
Organizar por tipo para análisis
Controlar el flujo de caja
Ver cuánto gastaste y en qué
Preparar reportes financieros
Tener datos para impuestos y auditorías

📝 ¿Qué es un Gasto?

Un gasto (o egreso) es dinero que sale de tu negocio. Es lo contrario a una venta (ingreso).

Ejemplos de gastos:

Compras a proveedores (mercadería, insumos)
Servicios (luz, internet, agua, gas)
Alquileres, sueldos, impuestos

¿Por qué registrarlos? Para saber si tu negocio es rentable. Si gastás más de lo que vendés, estás perdiendo dinero.

🧾 El Formulario "Crear Gasto"

El formulario tiene cinco campos obligatorios (dos ya vienen precargados) y varios opcionales:

Campos obligatorios

Descripción
Qué compraste o pagaste. Ej: "Compra de papel A4 y útiles".
Monto
El total que pagaste. Ej: $2.500.
Categoría
Una de las 12 predeterminadas o una personalizada que hayas creado.
Fecha
Viene precargada con la fecha de hoy; cambiala si pagaste otro día.
Estado
Viene precargado en "Pendiente". Si ya lo pagaste, cambialo a "Pagado".

Campos opcionales

Proveedor
Vinculá un proveedor de tu lista o escribí el nombre en "Proveedor o beneficiario".
Método de pago
Elegí uno de tus métodos de pago activos.
Notas
Detalles para recordar después. Ej: "Para proyecto X".
Recurrencia
El switch "Es un gasto recurrente" y su periodicidad (ver la sección Gastos Recurrentes).

Además, cada gasto guarda una alícuota de IVA (0% exento, 2,5%, 5%, 10,5%, 21% o 27%; por defecto 21%). Ese dato alimenta los reportes fiscales de Contabilidad, como el Libro IVA de compras.

📂 Categorías de Gastos

El sistema incluye 12 categorías predeterminadas para organizar tus gastos por tipo:

Salarios

Ej: Sueldo mensual de vendedores

Alquiler

Ej: Alquiler mensual del local

Servicios

Ej: Factura de internet, electricidad, gas, agua

Suministros de oficina

Ej: Papel A4, lapiceras, carpetas

Marketing

Ej: Publicidad en redes, folletos

Seguros

Ej: Seguro del local, seguro de mercadería

Tecnología

Ej: Compra de notebook, licencias de software

Transporte

Ej: Carga de nafta, peajes, envío de pedido

Mantenimiento

Ej: Reparación de equipos, service del vehículo

Servicios profesionales

Ej: Honorarios del contador o abogado

Impuestos

Ej: Pago de Ingresos Brutos

Otros

Ej: Cualquier gasto que no encaje en las demás

Si necesitás más, podés crear categorías personalizadas desde Administración → Gastos → pestaña Categorías.

🚀 Paso a Paso

Ir a Administración → Gastos

En el menú lateral, abrí la sección "Administración" y entrá a "Gastos". Vas a ver el listado de gastos con las pestañas Gastos, Insumos, Consumo, Historial de consumos y Categorías. Tocá el botón "Agregar" para abrir el formulario "Crear Gasto" (o "Crear Rápido" si querés cargar varios de una vez).

Completar descripción del gasto

Escribí qué compraste o pagaste. Ej: "Compra de papel A4 y útiles".

Ingresar el monto

El total que pagaste. Ej: $2.500.

Seleccionar categoría

Elegí la categoría que mejor describe el gasto (o una personalizada que hayas creado).

Revisar fecha, estado y datos opcionales

La fecha viene precargada con hoy y el estado en "Pendiente": ajustalos si hace falta. Proveedor, método de pago y notas son opcionales pero recomendados.

Guardar el gasto

Click en "Crear". Listo, queda guardado en tus registros.

✅ Estado del Gasto: de Pendiente a Pagado

Todo gasto nuevo nace con estado "Pendiente". El listado de gastos se organiza en pestañas por estado (Pendiente, Pagado, Reembolsado, Cancelado y Todos), y arranca mostrando los pendientes.

Cuando pagás un gasto, usá la acción "Marcar como Pagado" en su fila del listado. Si pagaste varios juntos, seleccionalos y usá la acción masiva "Marcar como pagados". Solo se pueden marcar como pagados los gastos pendientes.

También podés cancelar un gasto desde el listado si lo cargaste por error o la compra no se concretó.

🔁 Gastos Recurrentes

Para gastos que se repiten siempre igual (alquiler, internet, seguros), activá el switch "Es un gasto recurrente" en el formulario y elegí la periodicidad: diaria, semanal, mensual, trimestral o anual.

El sistema crea automáticamente una nueva copia del gasto en cada período, así no tenés que cargarlo a mano cada vez.

Si el gasto deja de repetirse, editalo y desactivá el switch para frenar las próximas copias.

🛠️ Otras Formas de Registrar Gastos

Compra de insumos

Si el gasto es la compra de un insumo, usá "Aumentar stock" en la pestaña Insumos: el sistema crea el gasto y suma al stock automáticamente, con recálculo de costo promedio. El propio formulario de gastos te lo recuerda con un aviso.

Crear Rápido

Desde el listado de gastos, el botón "Crear Rápido" abre una carga masiva para registrar varios gastos de una sola vez.

Gasto de un vehículo de flota

Si creás el gasto desde un vehículo de tu flota, queda ligado a esa unidad (suma a su costo por unidad) y la categoría "Mantenimiento" viene preseleccionada.

📥 Facturas de Compra de ARCA (Comprobantes Recibidos)

Las facturas que te emiten tus proveedores también se pueden importar desde ARCA, en lugar de cargarlas a mano. Como ARCA no ofrece un servicio web para consultar comprobantes recibidos, la importación se hace por CSV:

1
Entrá al portal de ARCA con tu clave fiscal, andá a "Mis Comprobantes → Recibidos", filtrá por período y exportá el CSV.
2
En YoFacturo, abrí la página "Comprobantes recibidos (ARCA)" (yo-facturo.com/accounting/received-invoices) y tocá "Importar CSV ARCA".
3
Cada comprobante importado queda con estado Pendiente, Vinculado o Ignorado. Podés ignorar los que no correspondan a gastos de tu negocio.

💡 Casos de Uso Comunes

Pago mensual de servicios

Llega la factura de internet por $8.500. Registrás: "Internet mensual", $8.500, categoría: Servicios. Como se repite todos los meses, activás "Es un gasto recurrente" con recurrencia mensual y el sistema lo genera solo cada mes.

Compra de útiles de oficina

Comprás papel y útiles por $2.500 en efectivo. Registrás: "Útiles de oficina", $2.500, categoría: Suministros de oficina, proveedor: Librería Central.

Compra de equipamiento

Comprás una notebook para el local por $1.200.000. Registrás: "Notebook para caja", $1.200.000, categoría: Tecnología, y marcás el estado como "Pagado".

Pago de alquiler

Pagás el alquiler del local: $150.000. Registrás: "Alquiler local comercial", $150.000, categoría: Alquiler. Otro candidato ideal para marcar como recurrente mensual.

🎯 ¿Por Qué es Importante Registrar Gastos?

Saber cuánto estás gastando realmente
Comparar ingresos vs gastos (ver si sos rentable)
Identificar en qué gastás más dinero
Preparar declaraciones de impuestos
Hacer presupuestos y proyecciones
Tomar decisiones: ¿puedo contratar más empleados? ¿Necesito reducir costos?

💡 Tips y Consejos

Registrá los gastos apenas los hacés, no esperes a fin de mes.
Guardá las facturas o tickets como respaldo.
Usá las categorías de forma consistente para poder comparar mes a mes.
Si no sabés la categoría exacta, usá "Otros" y después podés editarlo.
El proveedor/comercio te ayuda a hacer seguimiento de quién te cobra qué.
Las notas son útiles para recordar detalles después (ej: "Para proyecto X").

⚠️ Errores Comunes

Olvidarse de registrar gastos pequeños

✓ Aunque sean $500, registralos. Los gastos pequeños suman mucho.

Categorizar todo como "Otros"

✓ Usá las categorías correctas. Después no vas a poder analizar bien.

No poner la fecha correcta

✓ Si pagaste la semana pasada, usá esa fecha, no hoy. Los reportes mensuales dependen de esto.

Dejar los gastos pagados como "Pendiente"

✓ Cuando pagues un gasto, marcalo como pagado desde el listado. Así la pestaña "Pendiente" refleja lo que realmente debés.

🔗 Tópicos Relacionados

→ Ver Dashboard

→ Categorías de Gastos

→ Flujo de Caja

→ Gestionar Proveedores

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