Estados de Documentos
Entendé el ciclo de vida de facturas y presupuestos
¿Qué vas a aprender?
- Identificar los estados de una factura
Borrador, Pendiente, Completado, Rechazado y Cancelado
- Elegir el estado inicial al crear
Crear y Autorizar, Pendiente o Borrador
- Cambiar estados y reintentar rechazadas
Qué transiciones permite el sistema y cuáles requieren nota de crédito
- Entender el ciclo de los presupuestos
De Borrador a Convertido en venta
📝 ¿Qué son los Estados de Documentos?
Los estados de documentos representan el ciclo de vida de una factura o un presupuesto. Cada estado indica en qué etapa está el documento: si es un borrador, si está pendiente de autorizar, si ya fue autorizada en ARCA, si fue rechazada o si se canceló.
🎯 Ejemplo Real:
Creaste una factura a "Empresa SA" por $125.000 y la guardaste → Estado: Pendiente. La autorizás y ARCA la aprueba con su CAE → Estado: Completado. Si en cambio ARCA la hubiera rechazado (por ejemplo, datos inválidos) → Estado: Rechazado, y podrías corregirla, volverla a Pendiente y reintentar.
🎮 Gestioná Estados de Documentos
Listado de Facturas
Número | Cliente | Total | Estado |
|---|---|---|---|
FC-00001 | Empresa SA | $125.000 | Pendiente |
FC-00002 | Comercio XYZ | $45.000 | Completado |
FC-00003 | Distribuidor ABC | $89.500 | Rechazado |
FC-00004 | Cliente VIP | $15.000 | Cancelado |
Resumen
1
1
1
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$125.000
🆕 Estado inicial al crear una factura
Al crear un comprobante elegís cómo nace, con el selector "Estado" del formulario:
Opción | Qué hace | Resultado |
|---|---|---|
Crear y Autorizar | Se envía a ARCA para autorización automática en el momento | Si ARCA la aprueba, queda en Completado con su CAE; si la rechaza, queda en Rechazado |
Pendiente | Se guarda como pendiente para autorizar después | Podés editarla, autorizarla más tarde o eliminarla |
Borrador | Se guarda como borrador sin enviar a ARCA | Ideal para dejar el comprobante armado y terminarlo en otro momento |
📊 Definición de Estados (facturas)
Estado | Cuándo aplica | ¿Se puede eliminar del listado? | Próximo paso |
|---|---|---|---|
Borrador | La guardaste sin enviar a ARCA (opción "Borrador" al crear) | No | Completarla y autorizarla cuando esté lista |
Pendiente | Guardada para autorizar después (incluye las que están en proceso) | Sí | Autorizar → Completado, o cambiarla a Cancelado |
Completado | Autorizada: si pasó por ARCA tiene su CAE | No | Si tiene un error y está autorizada en ARCA: emitir nota de crédito |
Rechazado | ARCA rechazó la autorización o hubo un error al procesarla | No | Corregir los datos y volverla a Pendiente para reintentar |
Cancelado | La anulaste (una factura autorizada en ARCA solo se anula vía nota de crédito) | No | Estado final (no admite más cambios) |
🔄 Flujo de Estados
De | A | Acción | ¿Automático? |
|---|---|---|---|
Pendiente | Completado | ARCA la autoriza (obtiene CAE) tras enviarla, o la marcás desde "Cambiar Estado" | Sí (resultado de ARCA) |
Pendiente | Rechazado | ARCA rechaza la autorización (datos inválidos, problemas con el receptor, etc.) | Sí (resultado de ARCA) |
Pendiente | Cancelado | Menú "Cambiar Estado" (decidiste no emitirla) | No (manual) |
Rechazado | Pendiente | Menú "Cambiar Estado": la volvés a Pendiente para corregir y reintentar | No (manual) |
Completado | Cancelado | Solo si NO está autorizada en ARCA. Si tiene CAE, el sistema lo bloquea: corresponde emitir nota de crédito | No (manual) |
📄 Estados de Presupuestos
Los presupuestos tienen su propio ciclo de vida, separado del de las facturas. Un presupuesto aprobado se puede convertir en venta; cuando eso pasa, queda marcado como Convertido.
Estado | Descripción |
|---|---|
Borrador | Lo estás armando; todavía no se lo mandaste al cliente |
Enviado | Se lo enviaste al cliente y esperás su respuesta |
Aprobado | El cliente lo aceptó |
Rechazado | El cliente no lo aceptó |
Vencido | Pasó su fecha de vencimiento sin respuesta del cliente |
Convertido | Se convirtió en una venta |
💼 Casos de Uso Comunes
ARCA rechazó una factura
- 1
Abrí la pestaña "Rechazado" del listado de facturas
- 2
Revisá el motivo del rechazo y corregí los datos
- 3
Usá "Cambiar Estado" → "Pendiente"
- 4
Abrí la factura y guardala eligiendo "Crear y Autorizar" en el selector de estado: se reenvía a ARCA
Autorizaste una factura con un error (monto mal)
- 1
NO se puede editar ni anular a mano: el sistema bloquea el cambio de estado
- 2
Emití una Nota de Crédito por la factura equivocada (revierte la operación fiscalmente)
- 3
Creá una nueva factura con los datos correctos
Querés ver cuánto te deben
- 1
El estado de la factura NO indica si está cobrada: no existe un estado "Pagada"
- 2
Las deudas y los pagos se gestionan en la cuenta corriente de cada cliente
- 3
Registrá los cobros ahí para mantener el saldo al día
